Giới thiệu Workspace trong 4todo

Công việc trở nên hỗn loạn khi mọi tác vụ đều nằm trong cùng một danh sách. Việc cá nhân nằm cạnh việc theo dõi khách hàng. Kế hoạch nhóm nằm cạnh lời nhắc riêng tư. Kết quả không phải là một cái nhìn tổng quan tốt hơn. Đó là sự ồn ào.

Workspace mang đến cho mỗi lĩnh vực công việc một Ma trận Eisenhower chuyên dụng.

Workspace là gì?

Workspace là một không gian riêng biệt cho một tập hợp các tác vụ. Mỗi Workspace có ma trận riêng. Bạn giữ ưu tiên rõ ràng theo từng ngữ cảnh:

• Cá nhân: việc vặt, thói quen, cuộc hẹn và quản lý cuộc sống.
• Công việc: tập trung thực hiện cho vai trò hoặc công ty của bạn.
• Dự án khách hàng: một ma trận cho mỗi khách hàng hoặc hợp đồng.
• Kế hoạch nhóm: ưu tiên chia sẻ cho một nhóm nhỏ.

Một câu hỏi hay hơn

Thay vì hỏi: "Điều gì là cấp bách nhất trong toàn bộ cuộc sống của tôi?", bạn có thể hỏi: "Điều gì quan trọng nhất trong Workspace này?"

Sự thay đổi đó làm thay đổi mọi thứ.

Một ma trận với bốn mươi tác vụ từ bốn lĩnh vực thật khó đọc. Mọi thứ cạnh tranh cho cùng một nhãn. Góc phần tư khẩn cấp đầy lên. Một nửa trong số đó không thực sự khẩn cấp trong toàn bộ cuộc sống của bạn. Nó chỉ trông khẩn cấp vì không có gì có vị trí riêng của nó.

Workspace giải quyết vấn đề này. Mỗi lĩnh vực có ma trận riêng.

Hãy nghĩ về Maria. Cô ấy là một freelancer. Cô ấy quản lý công việc khách hàng, tác vụ cá nhân và cuộc họp nhóm.

Trước khi có Workspace, một ma trận duy nhất của cô ấy là một mớ hỗn độn. Một deadline khách hàng vào ngày mai. Một lời nhắc đi lấy đồ giặt khô. Một chương trình retrospective nhóm cho tuần sau. Góc phần tư khẩn cấp hiển thị cả ba màu đỏ.

Sau khi tạo ba Workspace, mọi thứ đã thay đổi. Workspace Khách hàng hiển thị chính xác những gì cần giao hôm nay. Workspace Cá nhân có vài việc vặt cho buổi chiều. Workspace Nhóm liệt kê các ưu tiên sprint tiếp theo.

Mỗi ma trận đủ nhỏ để đọc trong vài giây.

Ma trận Eisenhower hoạt động tốt nhất khi khung được xác định rõ. Nếu khung quá rộng, mọi thứ cạnh tranh. Nếu quá hẹp, danh sách trở nên phân mảnh.

Workspace là giải pháp trung gian. Chúng tách biệt các ngữ cảnh. Bạn giữ được sự đơn giản của bốn góc phần tư. Mỗi góc phần tư trở nên dễ đọc hơn. Các tác vụ chia sẻ cùng một ngữ cảnh.

Riêng tư và chia sẻ

Một số công việc là riêng tư. Một số công việc cần sự cộng tác. Workspace hỗ trợ cả hai.

Bạn giữ Workspace cá nhân cho riêng mình. Bạn tạo Workspace chia sẻ cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc cộng tác viên. Workspace chia sẻ giúp thống nhất ưu tiên. Chúng không biến hệ thống tác vụ cá nhân của bạn thành bảng công khai.

Một Workspace chia sẻ tốt trả lời ba câu hỏi:

1. Việc gì cần làm trước?
2. Việc gì cần được lên lịch trước khi trở nên khẩn cấp?
3. Việc gì chúng ta nên ngừng làm?

Điều đó thường đủ để tạo ra sự rõ ràng.

Bắt đầu nhỏ

Bắt đầu từ những thứ nhỏ. Hầu hết mọi người chỉ cần một vài Workspace:

• Một cho tác vụ cá nhân.
• Một cho công việc hiện tại.
• Một cho mỗi dự án lớn thực sự cần ngữ cảnh riêng.

Đừng tạo Workspace cho mọi danh mục nhỏ. Nếu một Workspace chỉ có một hoặc hai tác vụ, nó có thể là một thẻ hoặc ghi chú. Có thể chưa đáng để tách riêng.

Một thói quen hàng tuần thực tế:

1. Mở từng Workspace đang hoạt động.
2. Dọn dẹp hoặc hoàn thành các tác vụ khẩn cấp đã quá hạn.
3. Đưa công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp vào lịch trình khả thi.
4. Xóa hoặc bỏ qua các tác vụ giá trị thấp ở góc phần tư dưới bên phải.
5. Chỉ chia sẻ những Workspace thực sự cần cộng tác.

Bình tĩnh hơn từ thiết kế

Công cụ tốt giảm quyết định.

Một danh sách ồn ào buộc bạn phải lọc mỗi khi mở nó. Workspace loại bỏ việc lọc đó. Mỗi lĩnh vực có không gian riêng. Bạn không cần phải chuyển đổi ngữ cảnh trong đầu nữa. Bạn chỉ cần mở Workspace đúng.

Điều này hoạt động dù bạn dùng 4todo một mình, với nhóm, hay với nhiều khách hàng. Workspace mở rộng từ một người đến toàn bộ tổ chức. Mỗi Workspace tập trung vào mục đích riêng của nó. Ma trận bên trong vẫn dễ đọc.

Đó là sự thay đổi. Workspace làm cho ma trận hoạt động theo cách cuộc sống của bạn thực sự là: bao gồm các vai trò, dự án và con người khác nhau. Không phải một danh sách khổng lồ.